وظايف دبيرخانه آنلاين چيست؟
دبيرخانه تشكيلات تعريف شده اي كه وظايف دريافت، ثبت، حفظ، توزيع اسناد و پرونده هاي يك سازمان را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معين است.
سه وظيفه مهم دبيرخانه
1 -دريافت
2 -ثبت
3 -توزيع نامه ها
نكته: هيچ گونه نوشته اي در اداره، بدون ثبت در دبيرخانه جنبه سند اداري پيدا نمي كند.
وظايف اساسي دبيرخانه درسازمان به شرح زير است:
- دريافت، كنترل نامه هاي وارده از نظر وجود امضاء، ارتباط نامه با سازمان دريافت كننده و صحت تعداد پيوست ها (در
صورت داشتن پيوست يا ضمايم) - ثبت اطالعات نامه در دفتر انديكاتور يا اتوماسيون اداري و اختصاص تاريخ و شماره وارده به نامه توسط كاربران
دبيرخانه. - ارايه نامه به مقام يا مسئول واحد اقدام كننده يا واحد مربوطه، جهت تعيين محل و نوع اقدام كه در اصطالح اداري
»ارجاع« گفته مي شود. ارجاع مي تواند به صورت دستي بر روي فيزيك نامه و يا به صورت الكترونيكي در اتوماسيون
اداري صورت پذيرد. - ثبت شماره نامه و تاريخ در دفتر ارسال مراسالت و تحويل فيزيك مكتوبات به واحد يا شخص اقدام كننده نامه وارده .
در صورتي كه اين فرايند الكترونيكي صورت گيرد، فيزيك در محل از قبل تعيين شده نگهداري مي گردد. - در مورد نامه هاي صادره نيز تمامي مراحل دريافت، ثبت و توزيع طي مي شود.
- دريافت و كنترل نامه هاي صادره از نظر وجود پاراف، تعداد نسخ مورد نياز، امضاء، صحت تعداد
پيوست ها )در صورت داشتن پيوست يا ضمايم(. الزم به ذكر است اين فرايند مي تواند به صورت الكترونيكي در
اتوماسيون اداري در سازمانها شكل گيرد. به اين صورت كه پيش نويس الكترونيكي توسط تايپيست يا كارشناسان
مربوطه تهيه و با گذر از كارتابل هر كارشناس، آن مرحله پاراف محسوب شده تا مرحله نهايي كه امضاء نامه مي باشد. - ثبت اطالعات نامه در دفتر انديكاتور يا اتوماسيون اداري و اختصاص تاريخ و شماره وارده به نامه توسط كاربران
دبيرخانه. - ارسال نامه به گيرندگان برون سازماني كه از طريق پست، ايميل، شبكه دولت، اتوماسيون اداري، فاكس، تحويل ارباب
رجوع و يا غيره انجام مي گيرد. - انواع دبيرخانه
با توجه به نوع فرايند مكاتبات و مراسالت سازمان ها، دبيرخانه ها به شرح زير تقسيم مي شوند:
- – دبيرخانه سنتي (بستر ارتباطي كاغذ و انسان)
- – دبيرخانه سنتي – الكترونيكي (بستر كاغذ، انسان و فناوري اطالعات و ارتباطات)
- – دبيرخانه الكترونيكي (مديريت انسان و بستر فناوري اطالعات و ارتباطات)
- – سازمان الكترونيكي ( مديريت تمام ارتباطات اداري دستگاه به صورت يكپارچه و كاملا الكترونيكي)
دبيرخانه سنتي
در اين نوع دبيرخانه كليه امور ارسال و مراسالت مانند ثبت و صدور، دريافت و ارسال و بايگاني، به صورت دستي و كاغذي و بهه
دست نيروي انساني انجام مي شود.
بديهي است به دليل انجام امور توسط انسان به عنوان ركن اصلي كنترل فرايندها، وجود خطا جزء الينفك و بارز اين نوع
دبيرخانه هاست.
شايان ذكر است كه دبيرخانه سنتي مي تواند در چارچوب متمركز، نيمه متمركز و غير متمركز عمل نمايد.
دبيرخانه سنتي ـ الكترونيكي
با پيشرفت فناوري و لزوم ذخيره و بازيابي حجم بسياري از اطالعات، رايانه و نرم افزار جزئي از الزامات و تكنولوژي جدايي
ناپذير دبيرخانه ها شده است. به طور كلي دستگاهي كه بخشي از مراسالت خود را به صورت دستي و بخشي را به صورت
الكترونيكي انجام مي دهد، دبيرخانه سنتي – الكترونيكي ناميده مي شود.
به طور مثال، دستگاهي كه مراحل ثبت، صدور و ارجاع را الكترونيكي اما مرحله تهيه پيش نويس، پاراف، امضا را دستي و
كاغذي انجام مي دهد در اين حوزه قرار مي گيرد.
دبيرخانه الكترونيكي
همان گونه كه از نام اين نوع دبيرخانه مشخص است، نگرش و تفكري الكترونيكي بر روند گردش مكاتبات اداري اين دبيرخانه آنلاين حاكم است. در اين گونه دبيرخانه ها فرايندهاي احصا شده براساس اتوماسيون اداري و ساختار سازماني بازنگري و
بهينه گرديده و اجرا مي شود. يكپارچگي بانك اطالعات، عدم وابستگي به زمان و مكان در عرضه خدمات، سرعت و سهولت در
امور، مديريت يكپارچه و … از نشانه هاي بارز اين نوع دبيرخانه هاست.
نوع تمركز فرايندها با درصد پاسخگويي به نيازهاي يك سازمان رابطه مستقيم داشته و هرچه تمركز فرايندها در سيستم
بيشتر باشد پاسخگويي و رضايت مندي درون و برون سازماني باالتر خواهد رفت.
سازمان الكترونيكي (ديجيتال)
در اين حوزه ضمن گسترش قلمرو تفكر الكترونيكي در كليه فرايندهاي جاري دستگاه، امكان ارتباط الكترونيكي سامانه
مكاتبات با ساير سامانه هاي آن دستگاه فراهم مي گردد و همه امور مكاتبات درون و برون سازماني به صورت الكترونيكي شكل
مي گيرد.
منبع:
برچسب: ،