به چه دليل به نرم افزار دبيرخانه نياز داريم؟
دبيرخانه يكي از واحدهاي عملياتي مهم در حوزه اداري است كه وظيفه ثبت و مديريت مرسولات در شركتها و سازمانها را برعهده دارد. اين واحد كه در شركتها و سازمانهاي بزرگ مي تواند يك حوزه و دفتر كاري مستقل با چند كارمند و مدير داشته باشد مسئوليت كنترل و ثبت انواع مكاتبات عادي و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. اين مسئوليت در شركتهاي خصوصي معمولا برعهده مسئولين دفاتر مي باشد.
در عمل، دبيرخانه دروازه اصلي ورود و خروج مكاتبات رسمي با مجموعه هاي خارج از سازمان است و مسئوليت كنترل كيفي محتواي املايي نامه ها، استفاده از سربرگهاي مناسب، شيوه هاي ارسال متناسب با مكاتبه، شماره گذاري صحيح ، قابل رديابي بودن، كنترل امضاي مجاز و رسيدن نامه به گيرندگان را برعهده دارد. معمولا اين واحد پاسخگوي ارباب رجوع، براساس مكاتباتي كه با سازمان دارند و پيگيري كننده نتيجه انجام كارها و ارسال كننده پاسخ به سازمانها و افراد در قالب نامه هاي صادره مي باشد.
در اين مقاله به بررسي دبيرخانه سنتي و دبيرخانه مكانيزه (نرم افزار دبيرخانه) مي پردازيم و به دو سوال پاسخ مي دهيم كه «آيا مي توان نرم افزار دبيرخانه را جايگزين دبيرخانه سنتي كرد يا خير؟ »
مسئول دبيرخانه نقش بسيار مهمي در يك شركت يا سازمان ايفا مي كند و نتايج حاصل از آزمايشهاي تجربي نشان داده است. كه اگر تعداد مكاتبه هاي يك سازمان يا شركت زياد باشند، مسئولين دبيرخانه به صورت تمام وقت درگير ثبت نامه هاي وارده و ارسال نامه هاي صادره هستند.
در زمانهاي قديم نگهداري و ثبت اين مستندات در دفاتر انديكاتور كاغذي انجام مي شد و در عصر فناوري، استفاده از نرم افزار دبيرخانه در كنار نرم افزارهاي اتوماسيون اداري موجب بهينه شدن كارها در واحدهاي دبيرخانه شده است.
با استفاده از نرم افزار دبيرخانه، يك يا چند تيم كاري اداري مي توانند اطلاعات نامه هاي وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الكترونيك وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسيون اداري در كارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاري نامه ها به صورت خودكار انجام مي شود و خطاي انساني نخواهيم داشت. سطح دسترسي افراد مختلف براساس سطح محرمانگي مي تواند متفاوت باشد كه در پياده سازي نرم افزار بايد مدنظر قرار گيرد
منبع:
برچسب: ،