معايب و مزاياي استفاده از نرم افزار دبيرخانه و دبيرخانه سنتي چيست؟
معايب سيستم هاي غيرمكانيزه (سنتي)
دفاتر انديكاتور حجيم، كه اطلاعات در آن با خطوط اغلب ناخوانا ثبت شده است.
مراحل طولاني ثبت و ارجاع و جابجايي اسناد بين واحدها و ساختمانهاي مختلف.
عدم دسترسي سريع به مشخصات نامه هاي ثبت شده
گم شدن اسناد در جريان جابجايي ها
دسترسي كند به مكاتبات و زمان بر بودن فرآيندهاي اداري
افزايش هزينه هاي فضا، تجهيزات و نيروي انساني لازم جهت نگهداري و بايگاني اسناد.
پراكنده بودن اسناد در سازمان و مشكل جستجوي يك سند در ميان پرونده ها و. …
استهلاك اسناد بر اثر مرور زمان و شرايط محيطي نظير رطوبت ،گرما و. …
احتمال بروز خطر از بين رفتن اسناد و پرونده ها به دلايل مختلف از قبيل آتش سوزي و. …
عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاري مناسب براي پيگيري نامه هاي مدت دار
عدم دسترسي به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها و مكاتبات سازماني
اجرا نشدن سلسله مراتب اداري و به طور كلي سياست هاي اداري
عدم دسترسي و امكان رسيدگي به اطلاعات و كارها از خارج سازمان
عدم امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن درهر لحظه
عدم توانايي كنترل سطح دسترسي كاربران به اطلاعات و از جمله اسناد طبقه بندي شده
مشكلات زمان بر بودن ارسال فكس انلاين به صورت متعدد و مشخص نمودن زمان بندي ارسال
نبودن محيط يكپارچه براي دسترسي به كل محتويات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
نبود نظارت بر نظام اداري ، گردش نامه و عملكرد افراد
مزاياي استفاده از نرم افزار دبيرخانه نسبت به سيستم سنتي:
عدم نياز به دفتر انديكاتور چاپي
سادگي مراحل ثبت و ارسال مكاتبات
دسترسي سريع به محتويات نامه هاي ثبت شده با استفاده از جستجوي پيشرفته
ارجاع نامه هاي ثبت شده با يك كليك و عدم امكان مفقود شدن ارجاعات و نامه هاي ارسالي
دسترسي سريع به مكاتبات و انجام فرآيندهاي اداري به سريعترين روش
عدم نياز به تخصيص فضاي اضافه و تجهيزات در مجموعه و صرفه جويي در هزينه ها
وجود محيط يكپارچه براي ذخيره سازي نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
عدم استهلاك اسناد و تاثيرگذاري شرايط محيطي و مثل گرما، رطوبت و بر روي مكاتبات ثبت شده
عدم وجود خطر براي اسناد و پرونده ها به دليل حوادث مثل آتش سوزي و امكان تهيه نسخه پشتيبان از مكاتبات ثبت شده
شفافيت سوابق و امكان پيگيري نامه هاي مهلت دار
در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مكاتبات سازماني در محيط اتوماسيون اداري ابري
مشخص بودن روال گردش مكاتبات و پياده سازي چارت سازماني و در نتيجه گردش مكاتبات بر اساس سلسله مراتب اداري
امكان دسترسي و رسيدگي به نامه ها و دوركاري (از هر جا و در هر زمان)
امكان پيگيري يك نامه و چرخه طي شده آن توسط درختواره ارجاعات
امكان اعمال سطوح دسترسي به كاربران و طبقه بندي اسناد بر اساس محرمانگي
ارسال سريع و آسان فكس با استفاده از محيط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندي ارسال
محيطي يكپارچه براي دسترسي به كل محتويات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
نظارت كامل بر نظام اداري، گردش نامه و عملكرد افراد و پياده سازي سازماني منظم و پاسخگو
منبع:
برچسب: ،