اتوماسيون اداري چيست؟
يكي از پركاربردترين انواع سيستم هاي اطلاعاتي كه مديران را در كنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري ميدهد، سيستم اتوماسيون اداري(SYSTEM AUTOMATIONS OFFICE ) است. در اين سيستم، عموما گردش مكاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار ميگيرد. ولي معموال داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامه ها و دستورالعمل ها، ارسال و دريافت پيامهاي شخصي و فوري، ارسال و دريافت نامه هاي الكترونيكي داخلي و … است.مهمترين شرط كاربرد و استفاده از اتوماسيون در اكثر سازمان ها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است. اتوماسيون اداري موجب ميگردد كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات الزم به سهولت دراختيار مديران قرارگيرد.
اتوماسيون اداري عبارت است از: متصل كردن اطلاعات كامپيوترهاي موجود در يك سازمان به كمك شبكه و يا استفاده از يك برنامه نرم افزاري مشترك، تا انتقال اطالعات، آمارها، نامه ها و مكاتبات و نيز دستورالعمل ها به صورت كاملا يكپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه بندي، تبادل، تنظيم و تصحيح اطالعات درون سازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء بدون نياز به روشهاي دست و پاگير و مرسوم اداري و با صرفه جوئي در زمان و لوازم و تجهيزات مصرفي ايجاد شود.
اتوماسيون اداري شامل تمام سيستم هاي الكترونيكي است كه انواع ارتباطات داخلي و خارجي سازمان را برقرار كرده يا تسهيل
مي كند.
حجم بزرگي از امور روزمره سازمان ها، امور دفتري هستند. ميتوان گفت امور دفتري از جمله كارهايي در سازمان است كه تمامي كاركنان و سطوح مختلف مديران(اجرايي، عملياتي، مياني، ارشد) با آن سروكار دارند. از اين ميان، كاركناني كه مسئوليت هايي از قبيل انتشار يا ذخيره (بايگاني) اطلاعات و كار با واژه پردازها را بر عهده دارند (داده كاران)، كاربران اصلي و دائمي سيستم هاي اتوماسيون اداري و ساير سيستم هاي ارتباطي (نظير سيستم هاي مديريت اسناد) هستند.
اتوماسيون اداري به افزايش بهره وري سازمان در حوزه امور دفتري كمك شاياني كرده است. امور دفتري در گذشته معمول مورد بي اعتنايي در سازمانها قرار ميگرفت. عليرغم اينكه سهم بزرگي از نيرو و انرژي را به خود اختصاص ميداد، ولي هيچ گاه مورد يك بازبيني اصولي در جهت بهبود و افزايش بهرهوري قرار نگرفته بود.
منبع:
برچسب: ،