روزمرگي

شروع به كار سامانه الكترونيكي دبيرخانه و گردش مكاتبات

تصميم در مورد اجراي گردش اسناد الكترونيكي بايد قبل از تجزيه و تحليل فرآيندهاي تجاري در سازمان باشد. چنين تحليلي امكان بررسي نحوه و زمان اجراي اقدامات فردي و برنامه ريزي راه براي بهينه سازي آنها را فراهم مي كند.

مشاركت كاركنان شركت نيز بسيار مهم است. كنراد روچالسكي اضافه مي كند كه درك هدف اجراي راه حل و همكاري در طول اجراي پروژه به حداكثر رساندن منافع كمك مي كند.

هنگام انتخاب سيستم، ارزش دارد كه نه تنها نيازهاي تجاري فعلي، بلكه توسعه آينده سازمان را نيز در نظر بگيريد. راه حل بايد طيف گسترده اي از عملكردها و همچنين سادگي و سرعت انجام اقدامات را تضمين كند. اين انتخاب همچنين ممكن است شامل مسائل مرتبط با نحوه اجرا باشد - اينكه آيا در يك ابر يا در زيرساخت سازمان انجام مي شود. انتخاب شريكي كه شركت را در اجراي راه حل حمايت خواهد كرد نيز مهم است. ارزش در نظر گرفتن همكاري طولاني مدت را دارد كه شركت را قادر مي سازد تا تغييرات ناشي از توسعه سازمان را ايجاد كند. سپس، اين شركت قادر خواهد بود به سمت تحول ديجيتال كسب و كار حركت كند.

منبع:

https://docs.rpardaz.com/automation/guide/16611/%D8%B3%D8%A7%D9%85%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%A7%D9%84%DA%A9%D8%AA%D8%B1%D9%88%D9%86%DB%8C%DA%A9%DB%8C-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%88-%DA%AF%D8%B1%D8%AF%D8%B4-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA

با تقويم محتوا هرگز چيزي از قلم نمي‌افتد

خاطرتان هست چند هفته ديگر بايد به مناسبت روز پرستار، يك كد تخفيف به كاربران پيچ اينستاگرام‌تان هديه بدهيد؟ كارمندانتان چطور، يادشان مانده گفته بوديد يك پست درباره فلان موضوع بنويسند؟ يا پيامتان را در تلگرام فراموش كرده‌اند؟

ما به حافظه شما شكي نداريم :) اما معمولاً حجم بالاي كارهايي كه براي انجام دادن وجود دارد، و چالش‌هاي روزانه‌اي كه درگيرشان هستيم؛ باعث مي‌شوند برخي لحظات و كارها را فراموش كنيم.

بهره‌وري كاري افزايش پيدا مي‌كند

طبق قانون پاركينسون هر كار تا زماني كه براي آن تعيين شده طول مي‌كشد. و اين مدت ارتباط چنداني با ميزان و ماهيت كار ندارد. از ديد اين قانون هر چه به مهلت نزديك‌تر مي‌شويم، اغلب احساس مي‌كنيم تحت فشار بيشتري قرار مي‌گيريم و انگيزه بيشتري براي انجام كار داريم. (آن درس خواندن‌هاي شب امتحاني را به ياد بياوريد)

اين قانون به ما مي‌گويد داشتن يك برنامه‌ريزي براي تعريف و دنبال كردن مهلت كارها، به سرانجام رساندن آن كار را برايمان بسيار ساده‌تر مي‌كند.

در انرژي و منابع صرفه‌جويي مي‌شود

نوشتن كار سخت و پرهزينه‌اي است. اگر بدون يك برنامه هدفمند آن را انجام دهيد، انرژي و منابع زيادي از دست خواهيد داد. در مقابل برنامه‌ريزي تمركز مي‌آورد. تمركز روي آنچه كه مفيد است، و حذف چيزهايي كه چندان سود ندارند. حذف كردن، توجه را به باقي‌مانده‌ها متمركز مي‌كند. پرهيز، قدرت است. كمتر، بيشتر است!

داشتن يك تقويم محتوا به شما كمك مي‌كند به جاي آنكه تمام انرژي‌تان را صرفاً مشغول نوشتن كنيد، از پتانسيل‌هايتان در جهت دستيابي به اهداف استفاده كنيد. با همين حركت ساده مي‌بينيد 20 درصد از تلاشتان، شما را به 80 درصد از نتايج مي‌رساند.

منبع:

https://www.novin.com/blog/content-calender/

پرسوناي شرح كاملي از تمامي خصوصيات مشتري شامل سن، جنسيت، تحصيلات، شغل، علائق، اهداف، نيازها و … است. با مشخص كردن اين موارد بهتر مي‌توانيد مشتريان خود را بشناسيد. البته پرسونا يك شخصيت خيالي است كه با توجه به هدف انتخاب مي‌شود. يك كسب و كار در بازه‌هاي زماني مختلف اهداف بازاريابي متفاوتي دارد و قبل از طراحي و اجراي هر كمپين بايد اين خصوصيات را مشخص كند. ممكن است در يك هدف نياز به طراحي چندين پرسونا داشته باشيد زيرا ممكن است مخاطبانتان از چندين گروه مختلف باشند.

بهتر است اين كار را به يك متخصص بسپاريد تا نتيجه بهتري بگيريد. اما اينكه خودتان نيز اطلاعاتي در اين زمينه داشته باشيد و از تجاربتان استفاده كنيد، بسيار مفيد است. همچنين مي توانيد از نرم افزارهاي اتوماسيون اداري آنلاين هم در اين راه ياري بگيريد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%be%d8%b1%d8%b3%d9%88%d9%86%d8%a7-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d8%a7%d9%87%d9%85%db%8c%d8%aa-%d8%aa%d8%af%d9%88%db%8c%d9%86-%d9%be%d8%b1%d8%b3%d9%88%d9%86%d8%a7-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%da%a9/

فرمت PDF (به انگليسي: Portable Document Format) يك فرمت فايل است كه توسط شركت Adobe Systems طراحي و توسعه داده شده است. اين فرمت براي نمايش و مشاهده اسناد به صورت الكترونيكي استفاده مي‌شود و بسياري از كتاب‌ها، مقالات، فرم‌ها و ساير اسناد رسمي و غيررسمي در اين فرمت در دسترس هستند. فايل‌هاي PDF قابليت نمايش متن، تصاوير، گرافيك، جداول و ساير اشكال بصري را دارا مي‌باشند. اين فرمت فايل، قابليت باز شدن و مشاهده بر روي سيستم‌هاي مختلف (مثل ويندوز، مك، لينوكس، اندرويد و iOS) را دارد و با استفاده از نرم‌افزارهاي مختلفي مانند Adobe Acrobat Reader، Foxit Reader و … مي‌توان آن را مشاهده و ويرايش كرد. براي مشاهده راهكارهاي تبديل فايل به PDf ادامه مقاله را مطالعه بفرماييد.

يكي از مزيت‌هاي فرمت PDF، قابليت حفظ فرمت و قالب بندي اصلي سند است. به عبارتي، هرچه همانطور كه طراحي و قالب‌بندي شده‌است، در هر دستگاه و با هر نرم‌افزاري كه فايل PDF باز شود، به همين صورت نمايش داده مي‌شود. اين فرمت فايل همچنين قابليت ايجاد فايل‌هاي قابل جستجو (searchable) را دارد كه با استفاده از آن مي‌توان متن فايل را جستجو كرد. براي ارسال فكس آنلاين نيز بايد فايل مورد نظر به فرمت PDF  تبديل شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%a7%d9%87%d9%86%d9%85%d8%a7%db%8c-%d8%aa%d8%a8%d8%af%db%8c%d9%84-%d9%81%d8%a7%db%8c%d9%84-%d8%a8%d9%87-pdf/

رشد سريع و گسترده فناوري اطلاعات نقش قابل توجهي در رشد و توسعه دوركاري و تسهيل اين مدل كاري داشته است. در اين مقاله به بررسي شرايط، وظايف و مزاياي مشاغل دوركاري نظير تايپيست دوركار، گرافيست دوركار و معمار دوركار و بكارگيري از نرم افزار ERP ايراني جهت تسهيل دوركاري مي پردازيم.

نرم افزار ERP با ويژگي هاي بيشماري كه دارد قابليت دوركاري را براي تمامي مشاغل فراهم ميكند كه به برخي از اين ويژگي ها اشاره ميكنيم:

• امكان تعريف تقويم دور كاري (تقويم‌هاي مختلف كاري از جمله تقويم كاري)
• امكان تعريف دستگاه ساعت زني دور كاري
• فراهم كردن امكان ثبت شروع و پايان ساعت كاري در داشبورد پرسنلي توسط كاربر از منزل و ثبت آني زمان ورود و خروج بدون وابستگي به آي پي فرد
• امكان ثبت ورود فرد به صورت آني با لاگين كردن شخص در تيم‌يار
• امكان فراهم كردن لينك اقدامات، اسناد و موارد كاري كاربر به زمان‌هاي كاري هر فرد
• محاسبه تاخير، اضافه كاري و زمان‌هاي كاري در زمان مقرر شده براي سيستم‌هاي دوركاري
• نمايش اطلاعات زمان‌هاي كاري فرد در داشبورد (به صورت گزارش)
• امكان ويرايش زمان‌هاي كاري فرد و امكان لينك كردن جزئيات زمان كاري به كارهاي انجام شده در داشبورد (به صورت گزارش)

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d8%b4%d8%a7%d8%ba%d9%84-%d8%af%d9%88%d8%b1%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d9%82%d8%b3%d9%85%d8%aa-%d8%af%d9%88%d9%85/

يكي از پركاربردترين انواع سيستم هاي اطلاعاتي كه مديران را در كنترل گردش اطلاعات در سازمان ياري ميدهد، سيستم اتوماسيون اداري(SYSTEM AUTOMATIONS OFFICE ) است. در اين سيستم، عموما گردش مكاتبات اداري در سازمان مورد توجه قرار ميگيرد. ولي معموال داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي همچون ارسال و دريافت نامه ها و دستورالعمل ها، ارسال و دريافت پيامهاي شخصي و فوري، ارسال و دريافت نامه هاي الكترونيكي داخلي و … است.مهمترين شرط كاربرد و استفاده از اتوماسيون در اكثر سازمان ها، صرف نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت دركار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه اين امر احتياج به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است. اتوماسيون اداري موجب ميگردد كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات الزم به سهولت دراختيار مديران قرارگيرد.

اتوماسيون اداري عبارت است از: متصل كردن اطلاعات كامپيوترهاي موجود در يك سازمان به كمك شبكه و يا استفاده از يك برنامه نرم افزاري مشترك، تا انتقال اطالعات، آمارها، نامه ها و مكاتبات و نيز دستورالعمل ها به صورت كاملا يكپارچه و آسان انجام پذيرد و بدين ترتيب فرمولي جديد جهت طبقه بندي، تبادل، تنظيم و تصحيح اطالعات درون سازماني و تسريع بخشيدن به امر اجراء بدون نياز به روشهاي دست و پاگير و مرسوم اداري و با صرفه جوئي در زمان و لوازم و تجهيزات مصرفي ايجاد شود.
اتوماسيون اداري شامل تمام سيستم هاي الكترونيكي است كه انواع ارتباطات داخلي و خارجي سازمان را برقرار كرده يا تسهيل
مي كند.
حجم بزرگي از امور روزمره سازمان ها، امور دفتري هستند. ميتوان گفت امور دفتري از جمله كارهايي در سازمان است كه تمامي كاركنان و سطوح مختلف مديران(اجرايي، عملياتي، مياني، ارشد) با آن سروكار دارند. از اين ميان، كاركناني كه مسئوليت هايي از قبيل انتشار يا ذخيره (بايگاني) اطلاعات و كار با واژه پردازها را بر عهده دارند (داده كاران)، كاربران اصلي و دائمي سيستم هاي اتوماسيون اداري و ساير سيستم هاي ارتباطي (نظير سيستم هاي مديريت اسناد) هستند.
اتوماسيون اداري به افزايش بهره وري سازمان در حوزه امور دفتري كمك شاياني كرده است. امور دفتري در گذشته معمول مورد بي اعتنايي در سازمانها قرار ميگرفت. عليرغم اينكه سهم بزرگي از نيرو و انرژي را به خود اختصاص ميداد، ولي هيچ گاه مورد يك بازبيني اصولي در جهت بهبود و افزايش بهرهوري قرار نگرفته بود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%b